現(xiàn)場(chǎng)審核前，審核組長(zhǎng)應(yīng)組織審核組成員對(duì)受審方提交的HSE管理手冊(cè)、程序文件及背景材料進(jìn)行審查。背景材料一般有風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)評(píng)價(jià)報(bào)告，“三同時(shí)”驗(yàn)證報(bào)告，以往事故記錄、相關(guān)法規(guī)、廠區(qū)平面圖、工藝流程圖等，文件審核時(shí)間在認(rèn)證機(jī)構(gòu)決定受審認(rèn)證之后，初訪前進(jìn)行。
1．文件審核的目的
（1）審查受審核方的HSE管理體系文件是否滿(mǎn)足SY/T6276—1997標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)法律法規(guī)的要求，從而確定能否進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核。如達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，交受審核方澄清或補(bǔ)充。只有通過(guò)文件審核后，才能開(kāi)始現(xiàn)場(chǎng)審核工作。
（2）通過(guò)體系文件了解受審核方的HSE管理體系情況，以便為后續(xù)審核活動(dòng)作準(zhǔn)備。
2．文件審核的要求
（1）審查文件的符合性，即文件是否滿(mǎn)足HSE管理體系標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)HSE法律法規(guī)的全部要求。
（2）審核文件系統(tǒng)性，即文件是否包括了企業(yè)全部HSE管理活動(dòng)的控制要求和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的應(yīng)形成程序的文件，但這些程序不一定要與標(biāo)準(zhǔn)的要素一一對(duì)應(yīng)。
（3）審查文件的協(xié)調(diào)性，包括兩個(gè)方面：一是同一層次文件之間或不同層次文件之間在職責(zé)、要求等方而否一致，不同層次的文件是否連貫和對(duì)應(yīng)；二是邏輯關(guān)系的要素之間是否銜接和對(duì)應(yīng)，如承諾、方針、目標(biāo)和指標(biāo)、HSE計(jì)劃書(shū)等。
（4）審查文件的有效性，即文件是否現(xiàn)行有效、符合文件控制要求。
（5）審查文件中的名詞術(shù)語(yǔ)是否符合SY/T6276—1997標(biāo)準(zhǔn)的要求。
3．文件審核
1）審核人
文件審查通常由審核組長(zhǎng)進(jìn)行，也可以由審核組長(zhǎng)委托的審核員進(jìn)行。
2）審查內(nèi)容
在進(jìn)行體系文件審查時(shí)，慶首先了解企業(yè)的體系文件結(jié)構(gòu)，然后再依據(jù)企業(yè)的文件層次逐級(jí)進(jìn)行審查。每一層次的文件都應(yīng)從文件的內(nèi)容和格式兩個(gè)方面來(lái)審核。文件內(nèi)容的審查是審查文件的符合性、系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性；文件格式的審查是審查文件的有效性和統(tǒng)一性，包括文件的版面格式、編號(hào)方法、章節(jié)編排、版本控制等。
文件審查應(yīng)按制定的“文件審核檢查表”進(jìn)行，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)作出判斷，如有不符合或需改進(jìn)之處，應(yīng)提出審核意見(jiàn)，最后應(yīng)形成審核結(jié)論。
（1）HSE管理手冊(cè)審查，應(yīng)考慮以下幾個(gè)方面：
①企業(yè)的承諾、方針和目標(biāo)是否與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模、風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)相適應(yīng)，是否反映相關(guān)方的要求，是否體現(xiàn)對(duì)遵守法律法規(guī)的承諾以及持續(xù)改進(jìn)的承諾，方針目標(biāo)是否合理，目標(biāo)是否量化并具有可操作性。
②組織機(jī)構(gòu)的設(shè)備，職責(zé)的分配與接口是否明確，并逐層次、逐部門(mén)得到落實(shí)。
③是否清楚的描述了HSE管理體系文件，包括其層次，結(jié)構(gòu)及相互關(guān)系。
④要素描述是否完全覆蓋標(biāo)準(zhǔn)的要求，體系包含的要素是否完整，不應(yīng)回避或遺漏。這是手冊(cè)審查的最主要的內(nèi)容。
⑤體系要素規(guī)定的各項(xiàng)活動(dòng)是否明確了責(zé)任部門(mén)和相關(guān)部門(mén)。
⑥每一要素與其對(duì)應(yīng)的程序是否給出了索引路線。
⑦承諾、方針和目標(biāo)、HSE計(jì)劃、運(yùn)行、監(jiān)測(cè)、糾正措施等有邏輯關(guān)系的要素之間的接口關(guān)系是否描述清楚。
⑧是否提供了主要危害和影響因素清單，法律法規(guī)清單。
⑨是否描述手冊(cè)的管理要求，包括手冊(cè)的批準(zhǔn)、分發(fā)和修改、受控標(biāo)識(shí)、版本控制等。
（2）程序文件審查應(yīng)考慮以下幾方面：
①標(biāo)準(zhǔn)中有些要素明確要求建立并保持程序。企業(yè)的程序文件中，是否滿(mǎn)足了這些要素的要求。這些要求可以反映在一個(gè)程序中，也可以反映在多個(gè)程序中。
②第一程序是否闡明了目的和范圍、職責(zé)、程序和方法、需引用的其他文件。
③有邏輯關(guān)系的程序之間的接口是否明確描述。
④與其他相關(guān)文件是否協(xié)調(diào)。
⑤程序文件的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)是否合理和完整，是否明確“5W+1H”的要求。
（3）文件格式審查：
無(wú)論是手冊(cè)還是程序，文件格式審查應(yīng)考慮以下幾方面：
①文件是否為有效版本；
②文件是否經(jīng)過(guò)審批；
③文件是否按規(guī)定控制方式標(biāo)有控制標(biāo)識(shí)；
④文件的發(fā)布日期和版本變更情況；
⑤文件的編號(hào)方法是否一致，編號(hào)是否正確；
⑥文件是否經(jīng)過(guò)修改，修改標(biāo)識(shí)是否正確；
⑦文件格式是否統(tǒng)一。
3）審核結(jié)論
文件審查應(yīng)得出的總的審查結(jié)論，結(jié)論有如下兩種：
（1）一是合格，即體系文件符合標(biāo)準(zhǔn)和控制的要求。
（2）二是局部不符合，尚需修改。
第二種結(jié)論應(yīng)指明需修改之處，并規(guī)定修改期限，視文件修改的程序由審核組長(zhǎng)決定文件復(fù)查是在現(xiàn)場(chǎng)審核前進(jìn)行還是在現(xiàn)場(chǎng)審核中進(jìn)行。如果文件在符合性方面不夠充分，則要求受審方在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行修改，直至通過(guò)審查才能進(jìn)行后續(xù)的現(xiàn)場(chǎng)審核工作。
4．文件審查的注意事項(xiàng)
（1）在文件審查中，審核員還應(yīng)了解受審核方的規(guī)模、歷史情況、組織結(jié)構(gòu)、活動(dòng)特點(diǎn)、信譽(yù)、榮譽(yù)等信息。這些可為審核判斷提供依據(jù)。
（2）文件審查一般只限于管理手冊(cè)和程序文件的審查。如果主伙符合性不夠充分，應(yīng)要求受審核方提供作業(yè)文件。因?yàn)槭軐徍朔娇赡軐⒂行┪募w到其他管理體系文件中，或合并到作業(yè)指導(dǎo)書(shū)中。
（3）在現(xiàn)場(chǎng)審核前進(jìn)行的文件審查并不意味著文件中存在的全部問(wèn)題都已發(fā)現(xiàn)，在現(xiàn)場(chǎng)審核中仍需對(duì)體系文件符合性進(jìn)行審查，同時(shí)還要審查其對(duì)實(shí)際動(dòng)作的策劃的合理性和可操作性，如存在不符合，也構(gòu)成不符合項(xiàng)。
（4）文件審查除在現(xiàn)場(chǎng)審核（預(yù)審核和認(rèn)證審核）前對(duì)管理手冊(cè)和程序文件進(jìn)行審查，還包括現(xiàn)場(chǎng)審核中對(duì)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)進(jìn)行審查。
（5）在監(jiān)督審核和復(fù)評(píng)前也要進(jìn)行文件審核，審核的重點(diǎn)關(guān)注HSE管理體系發(fā)展變化涉及的相關(guān)文件的修改是不符合標(biāo)準(zhǔn)的要求和持續(xù)改進(jìn)的承諾。
（6）在文件審核的同時(shí)，應(yīng)注意收集適用于該行業(yè)的HSE法律法規(guī)文件的最新版本，它是對(duì)受審核方進(jìn)行審核的不可缺少的依據(jù)。
（7）文件的協(xié)調(diào)性審查，手冊(cè)中各要素之間及手冊(cè)與程序文件之間的規(guī)定應(yīng)相互協(xié)調(diào)一致避免前后矛盾及遺漏。
