4.3 文件

　　文件的內容：

　　—對管理體系核心要素的描述。體系核心要素可以理解為標準中的17個體系要素；

　　—對體系核心要素相互作用的描述。即17個體系要素如何互為補充，組成了實現(xiàn)組織的OHS方針，改善組織的OHS行為，具有自我約束、自我調節(jié)、自我完善的運行機制。

　　文件的格式：可參考組織原有的管理體系文件，采用手冊、程序及作業(yè)指導書、記錄表單及其他文件等各種層次和類型，標準未予特殊要求，只要求文件充分描述現(xiàn)有體系安排；

　　文件的形式：可采用書面或電子媒體，也可兩種形式并存；

　　為了便于管理使用和外部審核，各層次文件之間應提供查詢途徑，當OHSMS文件與其他體系文件交叉時，也需提供其他文件的查詢辦法。

　　4.4 文件和資料控制

　　建立并保持文件化的文件和資料控制程序，程序內容包括：

　　文件的批準和發(fā)布；文件的使用與管理；文件的評審與修訂；失效文件的處理與保存。

　　文件與資料控制程序應具備標準要求的5項功能；

　　需要控制的文件與資料應包括所有與OHS管理有關的各類文件資料，如手冊、程序、作業(yè)指導書、操作規(guī)程、OHS法律法規(guī)及其他要求文件等。該類文件又稱受控文件。

　　4.5運行控制

　　確定需要控制的風險（包括能引起事故、事件或其他與OHS方針和目標相偏差的運行與活動情況）；建立文件化的控制程序控制這些風險；定期評審風險控制程序以確保其適用性和有效性

　　控制程序包括：

　　運行控制程序：確保在組織的活動、產品和服務過程中所確定需要控制危險的運行與活動在程序規(guī)定下實施，使其活動不偏離方針、目標與指標的要求（如貨物的采購或運輸、重點危險作業(yè)任務、危險物料存儲、安全裝置和設備的維護、女職工和未成年工的保護等運行控制程序）；管理程序：控制來自相關方的OHS危險；設計管理程序：主要指對新建、改建、擴建工程的管理，如實施OHS預評價。

　　4.6 應急準備和響應

　　首先應按程序的要求確定可能發(fā)生的（潛在的）事故或緊急情況（特別是火災、爆炸、毒物泄露等重大事故），分析事故或緊急情況發(fā)生的原因。主要在危險源辨識和評價階段加以考慮；制定針對潛在事故或緊急情況的應急預案與響應計劃，預防或減少由其造成的疾病和傷害。應急計劃主要包括：可能發(fā)生事故的性質與后果；應急指揮者、參與者及其責任與義務；應急措施和方法；應急設備需求；與外部機構的聯(lián)系和報警、聯(lián)絡步驟等；應急演習；重要記錄和設備的維護。制定計劃和程序并定期評價應急預案與響應實際效果，以判斷現(xiàn)有設施及程序的有效性，不斷加以改進和完善。

　　4.7 檢查與糾正措施???

　　建立并保持績效測量與監(jiān)視程序；程序應提供組織所需的定性與定量的監(jiān)視與測量，并明確測量和監(jiān)視的方法、頻率、內容和標準；程序應提供監(jiān)視與測量的數(shù)據與結果記錄，以便于對以后的糾正和預防措施進行分析；程序中應規(guī)定所需使用監(jiān)視設備的校準與維護要求，并對其結果予以記錄和保存；

　　OHSMS績效測量與監(jiān)視應能夠確定：

　　OHS方針與目標正處于實現(xiàn)之中；風險控制已得到實施且行之有效；從OHSMS故障（包括事故、事件和職業(yè)危險源案例）中正在吸取教訓；對員工和相關方的培訓以及協(xié)商與交流計劃行之有效；用于評審或改善OHSMS狀況的信息正在產生和使用。

　　績效測量與監(jiān)視的分類：

　　—反應性（被動）績效測量：對組織以往事故、職業(yè)病、事件等的發(fā)生情況以及其他不良職業(yè)健康安全績效歷史的測量，以調查、分析和記錄OHSMS的失??；

　　—預防性（主動）測量：主要是監(jiān)視組織對OHS管理方案、運行控制程序以及適用法律法規(guī)等的執(zhí)行情況，評價組織OHS活動的符合性；

　　兩種監(jiān)視資料均主要用來確定體系活動是否達到了職業(yè)健康安全目標。

　　測量設備的校準與維護程序應包括：

　　校準的頻次；試驗方法；用于校準的設備；發(fā)現(xiàn)具體測量設備沒有校準時所采取的措施；校準、維護活動及其結果的記錄。

　　4.7.1 事故、事件、不符合、糾正和預防措施

　　建立并保持程序，以規(guī)定有關的職責與權限；程序應要求對所有的糾正與預防措施進行跟蹤檢查，對所有擬訂的糾正與預防措施進行評審組織出現(xiàn)的事故、事件、不符合現(xiàn)象是多種多樣的，其糾正與預防措施也應針對其問題的嚴重性和伴隨風險的程度相一致，分級別、分層次，注重對風險大的事故、事件與不符合的處理；當糾正與預防措施引起文件程序的更改時，組織應按新的規(guī)定實施管理并予以記錄。

　　4.7.2記錄和記錄管理

　　建立并保持程序以對OHS記錄進行標識、收集、編目、歸檔、保存、查閱、保管和處置等方面實施控制；記錄應妥善保存，并針對不同的記錄規(guī)定不同的保存期限，記錄本身應做到字跡清楚、表示明確，并可追溯相關的活動；記錄管理的重點應為實施與運行OHSMS所需的記錄及OHS目標和指標實現(xiàn)程度的記錄。組織應根據體系的實施與運行中各要素與程序的規(guī)定進行記錄；記錄一般包括：培訓記錄、OHS檢測記錄、審核報告、協(xié)商、事故及事件報告、事故及事件跟蹤報告、OHS會議記錄、醫(yī)療測試、健康監(jiān)督、個體防護設備發(fā)放與維護記錄、應急響應演習、管理評審、危險源辨識記錄、風險評價記錄、風險控制記錄等。