??????? （5）防寫措施。利用一些軟件可以將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，在這種狀態(tài)下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在計算機外存儲器中，只讀光盤（CD-ROM）只能供使用者讀出信息而不能追加或擦除信息，一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀出，可以追加記錄但不能擦除原來的信息。這種不可逆式記錄介質(zhì)可以有效地防止用戶更改電子檔案內(nèi)容，保持其原始性和真實性。此外，要充分保證電子檔案的信息安全，還應(yīng)繼續(xù)加強各類安全技術(shù)的發(fā)展，注重做好對數(shù)據(jù)系統(tǒng)的備份工作，提高對計算機病毒的防范能力，防止對系統(tǒng)的攻擊或?qū)π畔⒌膼阂庑薷摹?br /> ??????? 2、應(yīng)建立完善的安全管理制度
??????? 電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環(huán)節(jié)，都有信息更改、丟失的可能性，而這種更改、丟失并不像紙質(zhì)檔案那么容易發(fā)現(xiàn)。因此，檔案工作部門應(yīng)建立一整套科學、合理、嚴格的管理制度，對每份電子檔案的生命周期實行“全過程管理”，從每一個環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。
??????? （1）電子文件的制作過程要責任分明。制作人員應(yīng)該對其制作的文件負全責，單位、部門應(yīng)設(shè)專人統(tǒng)一管理。需要參考與利用時，可以允許用只讀形式調(diào)閱。以防由于誤操作、友誼刪改等原因造成文件信息的改變。
??????? （2）電子文件形成后應(yīng)及時進行積累，以防在松散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動。機關(guān)辦公活動中形成的公文性電子文件一經(jīng)簽發(fā)就不得進行隨意修改，確需更改的，要經(jīng)過必要的批準手續(xù)。收集積累過程中的一切變更都應(yīng)記錄在案，對收集積累起來的電子文件要有備份。
??????? （3）建立和執(zhí)行科學的歸檔制度。歸檔時應(yīng)對電子文件進行全面、認真地檢查。在內(nèi)容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實可靠；相應(yīng)的機讀目錄、伺服軟件、其它說明是否一同歸檔；歸檔的電子文件是否最終稿本；電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體文件的內(nèi)容是否一致；軟件產(chǎn)品的源程序與文本是否一致等。在技術(shù)方面應(yīng)檢查歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)，有無病毒，讀出信息的準確性等。
??????? （4）建立和執(zhí)行嚴格的保管制度。歸檔電子文件應(yīng)使用只讀光盤（CD-ROM）或一次寫入式光盤（WORM）作為存儲介質(zhì)，對所有歸檔的電子文件應(yīng)作寫保護處理，使之置于只讀狀態(tài)。在對電子文件進行整理和因軟件平臺發(fā)生改變而對電子文件實行格式轉(zhuǎn)換時，要特別注意防止轉(zhuǎn)換過程中的信息失真。對電子文件要定期進行安全性、有效性檢查，發(fā)現(xiàn)載體或信息有損傷時，及時采取維護措施進行修復或拷貝。
??????? （5）加強對電子檔案利用活動的管理。根據(jù)國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》的規(guī)定，本單位檔案進行分類、整理后，應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管、一套提供利用。電子檔案入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用；要注意加強對保密類電子檔案的管理，對電子檔案的利用者實行權(quán)限控制，防止無關(guān)人員對系統(tǒng)的非法訪問；防止在利用過程中出現(xiàn)泄密和損傷信息等情況發(fā)生。
??????? （6）保證檔案信息化的安全仍應(yīng)加強對紙質(zhì)檔案的管理。由于數(shù)字記錄方式的特殊性，電子檔案的安全性受多種條件制約，而紙質(zhì)檔案在合適的物理條件下就可以保存較長時間，而且其不易修改，可靠的原始記錄功能在信息安全方面也有自己獨特的優(yōu)勢。因此，還不能以電子檔案完全取代紙質(zhì)檔案。一些發(fā)達國家的現(xiàn)行檔案管理模式是既重視加快檔案的信息化發(fā)展，同時又不放松對紙質(zhì)載體檔案的管理。紙質(zhì)檔案側(cè)重于檔案的最基本、最可靠的原始記錄與保存功能，而電子檔案則主要發(fā)揮檔案的信息化利用功能。
??????? 三、結(jié)語
??????? 檔案管理的安全管理是全國檔案事業(yè)正在建設(shè)和發(fā)展的一項重要工程，檔案管理工作應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的坐守庫房的觀念，利用信息技術(shù)提高檔案工作效率，保證信息安全是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，也是檔案工作者面臨的一個新的機遇和挑戰(zhàn)。
???????