1．目的

通過實施本程序，以確保各相關場所及人員得到并使用體系文件的有效版本，并及時撤出失效、作廢的文件。

2．范圍

本程序適用于與OHS管理有關的文件和資料的控制。

3．職責

3．1OHS管理手冊由最高管理者批準頒布，程序文件由管理者代表批準頒布。

3．2安全處負責OHS管理手冊、程序文件的組織編寫、發(fā)放、更改以及組織體系文件的評審工作，負責適用法律、法規(guī)的獲取與識別，負責各單位支持性文件的批準。

3．3各部門負責相關文件的實施，文件制(修)訂意見的提出，以及本單位文件和資料的日常管理。

4．工作程序

4．1職業(yè)安全健康管理體系的文件結(jié)構(gòu)

一級 職業(yè)安全健康管理手冊

二級 程序文件

三級 a．職業(yè)安全衛(wèi)生法律、法規(guī)及職業(yè)安全健康有關標準

b．安全生產(chǎn)管理標準

c．有關單位(部門)的支持性文件及安全操作規(guī)程

d．年度安全工作計劃，年度設備大修安全管理規(guī)定，年度設備大修安全用電管

理規(guī)定等

e．OHSMS審核計劃和管理評審計劃

f．從相關方得到的技術資料

4．2文件的制(修)訂

4．2．1文件制(修)訂的條件

——公司的組織結(jié)構(gòu)、技術改造、設備更新等變化，現(xiàn)文件不能滿足需要的；

——上級文件或標準進行了修訂，現(xiàn)公司文件與之相抵觸的；

——經(jīng)使用單位(部門)反映，文件的可操作性不強或與實際中行之有效的做法不相符

的。

4．2．2文件制(修)訂的提出與歸口

使用文件的單位負責文件制(修)訂意見的提出，由安全處負責統(tǒng)一修訂。

4．2．3文件的批準發(fā)布

修訂的文件經(jīng)OHS管理者代表批準后，由安全處發(fā)布并收回原文。

4．3文件的更改

4．3．1文件更改的分類

4．3．1．1手改：指某些字、符號等出現(xiàn)錯誤時進行的修改。

4．3．1．2一般更改：指對原文件進行部分補充或完善、文件的主要內(nèi)容發(fā)生根本變化的修改。

4．3．1．3更版：指對原文件版面內(nèi)容更改二分之一以上，或原文件的主要內(nèi)容發(fā)生較大變化的更改。

4．3．2文件更改的方法和步驟

4．3．2．1手改的方法是由原文件的下發(fā)部門以書面形式下達勘誤表，各單位受控版本按勘誤表進行手改。具體手改的方法是：在錯誤處劃兩條水平線，將正確內(nèi)容寫在上方。

4．3．2．2一般更改由原文件起草單位填寫“文件更改申請表”，并按4．2．3執(zhí)行后，與原文件一同使用。

4．3．2．3更版由原文件起草單位填寫“文件更改申請表”，并按4．2．3執(zhí)行，并說明原文廢止。

4．3．3文件更版一般須經(jīng)原文件審核人審核，若指定其他人審核，則必須獲得審核所需依據(jù)的有關背景資料。

4．3．4所有文件更改，文件管理部門應進行編號登記，并編制文件更改一覽表。

4．4文件的日常管理

4．4．1文件和資料日常管理由安全處負責。

4．4．2安全處應填寫全公司文件收發(fā)記錄。

4．4．3各部門也要填寫本部門的文件收發(fā)記錄(小公司可無此項)。

4．4．4文件的受控狀態(tài)

4．4．4．1文件受控狀態(tài)分“受控”和“非受控”兩類，加蓋“受控”章的文件為受控文件，沒有蓋“受控”章的文件為“非受控”文件。

4．4．4．2“受控”文件的發(fā)放范圍由安全處確定。

4．4．5受控號

文件的受控號填寫在“受控”章內(nèi)，各部門有固定的受控號。

4．5作廢文件的處理

4．5．1文件作廢后，應停止使用作廢文件，送交安全處統(tǒng)一處理，如需留作資料，則應加“作廢”標識，以確保只使用有效的文件版本。

4．5．2安全處應及時收回作廢文件，予以更新，經(jīng)主管領導批準后統(tǒng)一進行銷毀，并建立記錄。

5．相關記錄

文件會簽辦文單

文件收發(fā)登記臺帳

更改通知單

受控文件清單