目前，我國的經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，人們的生活不斷提高，信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用于各行各業(yè)，在這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息技術(shù)對于國民經(jīng)濟(jì)和社會生活各個(gè)領(lǐng)域的影響已經(jīng)越來越大，電子檔案替代了以前的紙質(zhì)資料，突破了紙質(zhì)資料無法實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)集成、診斷策略解析等多項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)，基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的互操作、智能化。筆者以應(yīng)急管理系統(tǒng)內(nèi)事業(yè)單位檔案管理為基礎(chǔ)，探討新形勢下應(yīng)急管理系統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理的信息化工作存在的問題及強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)的建議。
檔案管理信息化工作中存在的問題
檔案管理方式滯后時(shí)代發(fā)展。隨著社會的發(fā)展，檔案數(shù)量和內(nèi)容的增加，傳統(tǒng)的檔案管理方式嚴(yán)重落伍。當(dāng)前應(yīng)急管理系統(tǒng)事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作。以人事檔案為例，有的單位即使已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，但因?yàn)槭芟到y(tǒng)功能的限制，只把一些個(gè)人檔案和信息輸入計(jì)算機(jī)。在調(diào)閱檔案和資料檢索時(shí)仍然只習(xí)慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實(shí)際上并沒有得到實(shí)施，檔案管理嚴(yán)重滯后于時(shí)代的發(fā)展。
管理檔案人員綜合素質(zhì)有待提高。目前，許多單位并未設(shè)置專職人員進(jìn)行檔案管理工作，難以滿足檔案信息化的發(fā)展需求。許多檔案管理工作人員以兼職為主，無法將精力全部投入到檔案管理工作中；也有的單位檔案管理工作人員年紀(jì)偏大，檔案管理信息化的知識掌握不夠充分，在實(shí)際工作中，自身的檔案管理信息化工作技巧欠缺。
對檔案管理信息化工作不重視。當(dāng)前形勢下，應(yīng)急管理系統(tǒng)內(nèi)許多事業(yè)單位對于檔案管理認(rèn)識和重視程度不夠，投入精力和資金不足，檔案管理信息化工作較弱。若要檔案管理信息化發(fā)揮它應(yīng)有的作用，其中最重要的是領(lǐng)導(dǎo)層的重視，但現(xiàn)實(shí)情況中并不樂觀。部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及管理者對檔案管理信息化建設(shè)工作不夠重視，未制定相應(yīng)的制度規(guī)范，設(shè)備不夠完善，投入資金相對不足，未執(zhí)行定期的指導(dǎo)檢查，使得檔案管理信息化建設(shè)工作出現(xiàn)滯后現(xiàn)象，不能適應(yīng)當(dāng)前信息化管理工作發(fā)展的需要。
?應(yīng)急服務(wù)能力不足。信息化發(fā)展程度嚴(yán)重不足，沒有對歷史資料和信息進(jìn)行及時(shí)有效地更新，應(yīng)急服務(wù)能力在一定程度上受到影響。如，對我國歷年來的各種重特大事故、自然災(zāi)害等數(shù)據(jù)、圖表、氣象分析、繪圖等收集不全，分類整理不規(guī)范，不利于對應(yīng)急工作中的數(shù)據(jù)支撐，大數(shù)據(jù)分析，調(diào)閱分析等工作的開展。各單位仍需要進(jìn)一步完善，確保檔案工作對今后的應(yīng)急管理工作提供“數(shù)據(jù)庫”支撐，提升應(yīng)急管理工作效率。
檔案管理信息化建設(shè)路徑
從事檔案管理的工作人員需要具備專業(yè)知識，不斷提高自身的專業(yè)水平，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)手段，適應(yīng)現(xiàn)今互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對于信息化的要求。
提高事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)工作的重視程度?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)經(jīng)過多年的實(shí)踐，已經(jīng)逐漸被人們認(rèn)可，相對于紙質(zhì)技術(shù)資料來說，體積小、容量大、便于查詢、費(fèi)用低、互操作性能強(qiáng)。各行各業(yè)的發(fā)展取決于它對科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，通過數(shù)字化的儲存方式，讓人們通過互聯(lián)網(wǎng)下載客戶端進(jìn)行交互式查閱，事業(yè)單位可以利用公眾號在互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)社會監(jiān)督，全國聯(lián)網(wǎng)、資料共享。事業(yè)單位檔案管理滯后嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理技術(shù)的發(fā)展。采用現(xiàn)代的信息化技術(shù)管理，不僅可以大量減少事業(yè)單位的人員開資，還能確保檔案信息的準(zhǔn)確性，因此加強(qiáng)提升事業(yè)單位檔案管理是響應(yīng)黨的精兵簡政精神，是符合社會形勢發(fā)展的重要措施。所以筆者建議，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理給予高度重視，投入足夠的精力和資金，運(yùn)用專業(yè)設(shè)備和信息技術(shù)，建立檔案信息管理平臺，讓檔案管理信息化跟上全球網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的步伐。
引進(jìn)先進(jìn)信息設(shè)備。事業(yè)單位的檔案管理工作，最基本的工作就是數(shù)據(jù)信息管理，利用現(xiàn)代科技手段通過掃描，鍵盤輸入等方式把數(shù)據(jù)文檔存入到計(jì)算機(jī)的硬盤上，以電子文件的方式建立檔案。管理人員必須嚴(yán)肅認(rèn)真對每條信息、每個(gè)數(shù)據(jù)了解查看，從實(shí)際情況出發(fā)，逐一做好錄制，做到不錯(cuò)錄，不漏錄。做好目錄登記，確保檔案的正確性、完整性和安全性。熟練掌握操作知識，提高工作效率。同時(shí)，事業(yè)單位的檔案信息十分重要，一些文書檔案還具有機(jī)密性和專業(yè)性，這些信息需要儲存時(shí)間長、不可損壞、不容易保管，所以，只有先進(jìn)的信息設(shè)備才能滿足事業(yè)單位檔案信息的處理。因此，為事業(yè)單位配置最先進(jìn)的信息設(shè)備，才能讓應(yīng)急管理系統(tǒng)內(nèi)的事業(yè)單位做好做強(qiáng)檔案管理工作，才能更好地服務(wù)應(yīng)急管理和安全生產(chǎn)工作。
充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)。近年來，在以習(xí)近平同志為核心的黨中央領(lǐng)導(dǎo)下，我國互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展和治理不斷開創(chuàng)新局面，全國信息化浪潮，云奔潮涌、氣象萬千。事業(yè)單位的檔案管理也逐步進(jìn)入到新時(shí)代，在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅速的形勢下，事業(yè)單位的檔案可以添加視頻、圖畫、錄音、錄像、形象投影等內(nèi)容，詳細(xì)記載檔案內(nèi)容，為以后的收集、統(tǒng)計(jì)和查閱提供最詳細(xì)資料，因此事業(yè)單位對檔案的管理必須充分利用現(xiàn)在的信息化設(shè)備和手段，盡可能配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，引導(dǎo)高性能的檔案管理信息系統(tǒng)，充分利用先進(jìn)的信息手段與科學(xué)技術(shù)把各種物質(zhì)化信息資源進(jìn)行數(shù)字化的保存工作，客觀記錄好檔案信息，對檔案進(jìn)行信息儲存，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫，同時(shí)結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理方法，兩者相互促進(jìn)，使事業(yè)單位的檔案管理工作變得更便捷更準(zhǔn)確。
提升檔案管理人員素質(zhì)。應(yīng)急管理系統(tǒng)事業(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，它要求管理人員必須具備優(yōu)良的道德品質(zhì)，有過硬的政治素養(yǎng)，嚴(yán)守國家秘密，有文化、有水平、能熟練操作計(jì)算機(jī)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。目前，事業(yè)單位的檔案管理基本實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，并且計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的發(fā)展已經(jīng)比較成熟，而且發(fā)展速度較快，既可匯總信息，還可以進(jìn)行檢索、借閱、歸還，實(shí)現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)，并且利用計(jì)算機(jī)Word、PDF軟件，對檔案做出整理和保存，實(shí)現(xiàn)了各角度的分類組合，方便了以后的登記查詢。事業(yè)單位的檔案管理工作必須選擇專業(yè)的工作人員才能確保工作的良好進(jìn)行，同時(shí)在工作后必須要注重提高自己的專業(yè)水平，增強(qiáng)自己的知識儲備量，提高業(yè)務(wù)水平。單位的領(lǐng)導(dǎo)必須要加強(qiáng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)的團(tuán)體精神，增強(qiáng)責(zé)任心，在提高專業(yè)素質(zhì)的同時(shí)加強(qiáng)對于思想的教育，增強(qiáng)工作人員對于自身工作的認(rèn)同感，認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成工作。
完善相應(yīng)的規(guī)章制度。檔案管理信息化工作需要突出重點(diǎn)、統(tǒng)一規(guī)劃，制定檔案管理信息化的近期目標(biāo)和遠(yuǎn)期目標(biāo)，充分發(fā)揮信息化建設(shè)的綜合效益。沒有嚴(yán)格的規(guī)章制度提供規(guī)范，就會導(dǎo)致檔案管理信息化工作疏于管理、缺乏規(guī)劃、缺少標(biāo)準(zhǔn)，難以確保保存信息的準(zhǔn)確性、完整性，這方面制度主要包括管理性制度、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)性制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)性制度，用以明確崗位職責(zé)，規(guī)范信息收集、鑒定、保密、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。
完善事故、災(zāi)害性專業(yè)類檔案數(shù)據(jù)與整理。應(yīng)急管理部成立以來，有力有序有效應(yīng)對了一系列重大災(zāi)害事故，扎實(shí)推進(jìn)安全生產(chǎn)形勢持續(xù)穩(wěn)定好轉(zhuǎn)。對于我國歷年來在各種重特大事故，自然災(zāi)害以及國際援救等專業(yè)類檔案的整理在當(dāng)前的新形勢下則尤為重要。這類檔案涉及面廣種類繁雜，在文件中涉及辦文流程，因此在整理之前，檔案人必須熟悉并了解該類檔案的形成過程，以做到在整理分類和排序時(shí)保持業(yè)務(wù)流程的記錄憑證的功能性。同時(shí)，業(yè)務(wù)類檔案附著圖紙、表格較多，在整理中不免用到折疊、熨燙、拆拼等多種方法并舉，以確保大圖至超大圖幅可以平整裝進(jìn)檔案盒內(nèi)，以備在應(yīng)急工作中能快速、完整地調(diào)閱文件。
信息化是當(dāng)今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而又具體的工作，應(yīng)急管理系統(tǒng)事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化工作職能，積極應(yīng)對新時(shí)代新技術(shù)的挑戰(zhàn)，強(qiáng)化檔案管理信息化工作，更好服務(wù)我國應(yīng)急管理和安全生產(chǎn)工作大局。
