1．記錄及作用

參照ISO8402：1994標(biāo)準(zhǔn)，可對(duì)記錄這樣定義：記錄是指為己完成的活動(dòng)或取得的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。

從以上定義我們可能看出并這樣理解：職業(yè)安全健康記錄是一種提供客觀證據(jù)的文件，其內(nèi)容必須是證實(shí)職業(yè)安全健康活動(dòng)是否完成并取得何種結(jié)果。

職業(yè)安全健康記錄可以書面的形式出現(xiàn)，也可載于其它任何的媒體上（如微機(jī)）。但無論采取何種形式方式，都必須完整記錄職業(yè)安全健康活動(dòng)的內(nèi)容和結(jié)果，以便在需要時(shí)用于證實(shí)、可追溯性、預(yù)防措施和糾正措施等目的。

作為職業(yè)安全健康管理體系有效運(yùn)用提供客觀證據(jù)記錄，主要具有以下作用：

①證實(shí)作用

根據(jù)《職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范》的要求，各要素實(shí)施后，都要對(duì)其實(shí)施情況進(jìn)行記錄，即職業(yè)安全健康記錄實(shí)際上就是一種記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件，它直接反映了職業(yè)安全健康管理體系的審核，改進(jìn)和完善提供客觀證據(jù)，它是一個(gè)企業(yè)職業(yè)安全健康保證的證實(shí)性文件。

②追溯作用

通過對(duì)職業(yè)安全健康狀態(tài)全過程的記錄，實(shí)現(xiàn)了可追溯性的要求。一旦出現(xiàn)職業(yè)安全健康隱患或發(fā)生事故時(shí)，可以通過檢查完整的生產(chǎn)、檢驗(yàn)記錄，迅速發(fā)現(xiàn)并分析事故原因，為職業(yè)安全健康管理體系的持續(xù)性改進(jìn)提供可靠的依據(jù)。

③報(bào)警作用

為確保職業(yè)安全健康管理體系的持續(xù)、有效運(yùn)行，就必須對(duì)發(fā)現(xiàn)的各類問題及時(shí)采取糾正、預(yù)防措施，這也是降低生產(chǎn)、管理成本的有效手段和方法。在這方面職業(yè)安全健康記錄為糾正、預(yù)防措施的制定提供了可靠的參考。尤其是預(yù)防措施，在制定時(shí)必須對(duì)大量有用信息（記錄）進(jìn)行分析，從中發(fā)現(xiàn)造成問題的潛在原因。這就是所謂的“報(bào)警作用”。