對不符合糾正措施的制定與實施

1．糾正措施的重要性

在體系審核尤其是內(nèi)部審核中，糾正措施有特別重要的意義，這是由于審核的目的所決定的。審核的目的主要是發(fā)現(xiàn)體系運行中的問題，查出原因，采取糾正措施加以消除，使體系得到持續(xù)改進。因此，在不少培訓(xùn)教程中，把內(nèi)審用的“不符合項報告”改稱為“糾正措施要求表”。這點與外審以評價為重點并決定是否通過認證為目的有明顯區(qū)別。

內(nèi)部體系審核既然如此重視糾正措施，那么內(nèi)部審核在完成現(xiàn)場審核和審核報告后，審核組和管理者代表就應(yīng)花足夠精力促使糾正措施計劃的有效實施。

2．糾正措施要求的提出

審核組在現(xiàn)場審核中發(fā)現(xiàn)不符合項時，除要求受審核部門負責(zé)人確認不符合事實外，還要求他們調(diào)查分析造成不符合的原因，有的放矢地提出糾正措施的意見，其中包括完成糾正措施的期限。如果受審核部門堅持不同意對不符合項的判定，也應(yīng)中肯地提出糾正措施建議，而將爭執(zhí)提交管理者代表仲裁。

內(nèi)部體系審核與外部體系審核不同的一點是關(guān)于審核員能否對糾正措施提出建議的問題。外部審核員對糾正措施是不可提供任何建議的，否則就有咨詢之嫌；但內(nèi)審員卻不同。內(nèi)審員與被審部門負責(zé)人都是同一單位的，如果連商量的余地都沒有是不近人情的。所以當(dāng)審核員提出不符合項報告時，受審部門的負責(zé)人首先要對事實加以確認，其次對不符合的那個條款要與審核員討論以便決定糾正的方向。這時內(nèi)審員就糾正措施的方向提出建議是可以的，有的單位甚至認為內(nèi)審員應(yīng)積極參加糾正措施建議的討論，但不能代替受審部門具體制定糾正措施，更不能承擔(dān)糾正措施實施后果不良的責(zé)任。有的內(nèi)審員提出幾個方向性建議供受審核部門領(lǐng)導(dǎo)人參考選擇，這種做法也可以采用。

3．糾正措施建議的認可與批準，

受審核部門負責(zé)人提出的糾正措施的建議首先要經(jīng)過審核組的認可。認可的目的主要在于審查該建議是否針對不符合的原因采取了措施以及糾正措施的可行性和有效性。

例如，某一生產(chǎn)車間使用高壓氣瓶時，在搬運中直接用叉車鏟運，存在嚴重的危險隱患，審核員判定為搬運工具及運送方法不能保證安全。如果車間主任提出的糾正措施建議是“召開大會、小組提保證、個人些保證書”之類的糾正措施，審核員就不應(yīng)加以認可，因為這種糾正措施不是針對造成不符合的原因加以改進，而只是在表面上作文件，是不可能生效的。如果車間主任提出的糾正措施是“改建廠房，增設(shè)一套懸掛式輸送機系統(tǒng)”，則這樣的措施也是不現(xiàn)實的，不僅投資大，建設(shè)時間長，而且可行性也不好。審核員對這種建議也不能認可。內(nèi)審員的這種認可實際上可以在參與討論糾正措施建議時進行。

經(jīng)過審核員認可的糾正措施還要經(jīng)過管理者代表的批準。尤其是用人單位全面性的糾正措施或是牽涉到幾個部門的糾正措施，管理者代表可能還要加以協(xié)調(diào)甚至還要請示最高管理層決定，所以批準的手續(xù)是必要的。經(jīng)管理者代表批準后，該措施計劃正式成立，即糾正措施建議變?yōu)檎降募m正措施計劃，有關(guān)部門就應(yīng)組織落實實施。

4．糾正措施的實施

糾正措施分為短期和長期兩種。短期的糾正措施是在發(fā)現(xiàn)不符合后，針對直接原因，立即采取糾正措施。而長期糾正措施則是針對潛在原因采取預(yù)防措施，防止類似不符合項的發(fā)生。糾正措施的實施應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)完成，對需要長期才能完成的，還應(yīng)就每一階段要達到的目標作出規(guī)定。

在不符合項報告的糾正措施計劃中，一般只包括短期糾正措施，也可能兩種措施都有，但實施的次序是先完成短期糾正措施計劃，然后完成措施的。對于短期糾正措施的實施期限一般規(guī)定為15天，也有的單位規(guī)定期限為30天，這就視各單位具體情況而定。

對糾正措施實施情況所進行的跟蹤審核，一般是指短期糾正措施的實施，但在下一次內(nèi)審時，會重新評價措施實施的有效性，這時將涉及長期糾正措施計劃是否己實施的問題。

在糾正措施的實施過程中，有些不符合項并非一個部門所能辦到的，往往需要幾個部門共同努力，甚至需要一定的財力、物力的支持。在這種情況下，實施部門應(yīng)向管理者代表提出，并由管理者代表組織各有關(guān)部門協(xié)調(diào)解決，必要時，請最高管理者解決。

糾正措施中，若導(dǎo)致體系文件的更改，則應(yīng)按有關(guān)程序規(guī)定進行。所有糾正措施實施活動都應(yīng)做好記錄并加以保存。