1. 范圍
1.1本規(guī)定規(guī)定了本工程監(jiān)理項目部文件資料管理方法和基本要求。
1.2本規(guī)定適用于本工程監(jiān)理項目部文件資料管理工作。
2. 引用文件和術(shù)語
山東誠信工程建設(shè)監(jiān)理有限項目部《工程檔案管理規(guī)定》及《文件控制程序》。
3. 職責(zé)
3.1總監(jiān)理工程師
3.1.1組織編寫項目監(jiān)理部文件管理規(guī)定，指定信息管理員專職負(fù)責(zé)監(jiān)理文件資料管理工作。
3.1.2明確監(jiān)理信息流程。
3.1.3主持整理工程項目的監(jiān)理資料。
3.2專業(yè)監(jiān)理工程師
負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理，積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。
3.3、信息管理員
3.3.1根據(jù)項目監(jiān)理部文件資料管理規(guī)定，實施文件資料的具體操作管理。
3.3.2各類文件應(yīng)編號、登記，建立文件臺帳，對本工程建設(shè)期間上級下發(fā)的文件、隨工程進(jìn)展形成的監(jiān)理部文件及相關(guān)資料的收、發(fā)、標(biāo)識及歸檔、保存工作進(jìn)行管理。
3.3.3各類文件應(yīng)分卷存檔，文件與分卷目錄排序相符，編號與目錄序號一致，便于查找和檢索。
4. 文件控制
4.1項目監(jiān)理部文件的編號規(guī)則應(yīng)參照《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定，結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場實際予以制訂。
4.2在工程建設(shè)全過程中形成的有關(guān)文件資料，都應(yīng)統(tǒng)一建立存放目錄，及時將文件資料分類存放，進(jìn)行集中收、發(fā)和存放管理。
4.3在獲得各種文件資料之后，首先要對資料進(jìn)行登記，建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。項目監(jiān)理部對往來文件要建立記錄臺帳，臺帳應(yīng)有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內(nèi)容。
4.4安全監(jiān)理文件的內(nèi)容：
4.4.1國家有關(guān)法律法規(guī)。
4.4.2工程建設(shè)期間上級下發(fā)的有關(guān)安全監(jiān)理工作文件、通知等。
4.4.3項目監(jiān)理部制訂的安全監(jiān)理實施細(xì)則，安全監(jiān)理工作總體計劃，安全監(jiān)理規(guī)定，監(jiān)理部環(huán)保策劃，監(jiān)理部安全教育培訓(xùn)、安全技術(shù)交底計劃，監(jiān)理部應(yīng)急預(yù)案，危險點(diǎn)分析及預(yù)控措施等。
4.4.4安全監(jiān)理工作方案、措施。
4.4.5 安全監(jiān)理月份工作計劃。
4.4.6電力建設(shè)工程職工傷亡事故月(年)報表，安全信息周報，安全事故檔案。
4.4.7整改通知單、工作聯(lián)系單及施工項目部的回復(fù)單。
4.4.8各施工階段監(jiān)理部的安全教育培訓(xùn)、安全技術(shù)交底及考試。
4.4.9監(jiān)理部安全監(jiān)理工作便函通知。
4.4.10監(jiān)理部安全工作例會紀(jì)要、監(jiān)理部安全活動記錄。。
4.4.11監(jiān)理部對施工單位安全檢查、評價，監(jiān)理部安全檢查通報。
4.4.12安全監(jiān)理工作總結(jié)、匯報等文件。
4.5項目監(jiān)理部信息員應(yīng)建立定期盤點(diǎn)機(jī)制，定期檢查文件的關(guān)閉情況，對未關(guān)閉文件及時進(jìn)行跟蹤關(guān)閉。
4.6項目監(jiān)理部發(fā)出文件應(yīng)主題明確、用詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)；編、審、批簽字齊全，標(biāo)識明確。對于項目監(jiān)理部負(fù)責(zé)組織的安全工作等會議，由項目監(jiān)理部組織整理會議紀(jì)要，紀(jì)要內(nèi)容要做到真實，規(guī)范，參與各方簽字確認(rèn)后按程序分發(fā)。
4.7對上級下發(fā)的安全監(jiān)理文件經(jīng)總監(jiān)簽閱，安全監(jiān)理工程師根據(jù)文件精神及總監(jiān)的意見提出落實要求，對上級來文一日內(nèi)送達(dá)或以傳真方式發(fā)（傳）至施工單位項目部、監(jiān)理組。
4.8為防止日常查閱造成文件混亂，定期對安全監(jiān)理工作文件進(jìn)行整理、核查，確保文件的完整、有序。

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