1.目的
為了規(guī)范公司內(nèi)、外部信息交流和傳遞方式，確保管理體系運行過程中的信息溝通及時和準確，特制定本程序。
2.適用范圍
適用于公司內(nèi)外部及相關(guān)方之間的信息溝通和交流。
3.職責(zé)
3.1 安全部負責(zé)公司職業(yè)健康安全方面有關(guān)信息的內(nèi)外部信息交流；
3.2 環(huán)境部負責(zé)公司環(huán)保管理方面信息的內(nèi)外部交流；
3.3 經(jīng)營部負責(zé)顧客和供方信息的收集、傳遞和溝通;
3.4 辦公室負責(zé)公司內(nèi)外部宣傳報道；
3.5 其他部門負責(zé)本部門相關(guān)信息的內(nèi)外部交流。
4.工作程序
4.1 信息的分類
4.1.1 外部信息類別
4.1.1.1 技術(shù)研發(fā)、行業(yè)發(fā)展動態(tài)、項目申報、安全環(huán)保產(chǎn)業(yè)政策；
4.1.1.2 有關(guān)的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等法律、法規(guī)、標準；
4.1.1.3 顧客和供方、合作伙伴等相關(guān)方的信息及反饋；
4.1.1.4 相關(guān)方參觀、交流、各種迎查通知、會議。
4.1.2 內(nèi)部信息類別
4.1.2.1 管理體系正常運行信息，包括：方針、目標和指標的制訂、修改文件，運行控制過程中的信息，內(nèi)部審核及管理評審信息等；
4.1.2.2 應(yīng)急準備和響應(yīng)信息；
4.1.2.3 產(chǎn)品和工藝運行信息及分析；
4.1.2.4 有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、節(jié)能等合理化建議。
4.2 信息交流的主要渠道
4.2.1 內(nèi)部交流形式：主要有各種會議；ERP、OA、釘釘群和微信；文件、電話、宣傳欄、標識牌等。
4.2.2 外部交流形式：企業(yè)郵箱、網(wǎng)站、電話；文件材料、來函及來電回復(fù)； QQ、企業(yè)宣傳冊、會議等。
4.3 信息管理
4.3.1 外部信息
4.3.1.1 技術(shù)部及時更新和外部相關(guān)部門的聯(lián)系方式，并將相關(guān)信息及時匯報分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，如行業(yè)標委會、經(jīng)信委、科技局（協(xié)）等。
4.3.1.2 經(jīng)營部及時收集、匯總和更新顧客和供方的聯(lián)系方式，保持溝通方式準確、有效。
4.3.1.3 安全部及時更新與職業(yè)健康安全相關(guān)的信息收集渠道，保持和政府安監(jiān)局、消防大隊、交警大隊等部門的聯(lián)系方式。
4.3.1.4 環(huán)境部及時更新與環(huán)境、節(jié)能、資源利用等部門的聯(lián)系方式，保持和政府環(huán)保局、節(jié)能辦等部門的聯(lián)系。
4.3.1.5 辦公室及時保持和更新與人社局、工會、交警大隊等部門的聯(lián)系方式，及時獲取相關(guān)法律、法規(guī)等內(nèi)容。
4.3.1.6其他職能部門收集與本部門相關(guān)的信息，根據(jù)工作需要傳遞到相關(guān)部門。
4.3.1.7 各部門負責(zé)處理本部門職權(quán)范圍內(nèi)的外部聯(lián)系。
4.3.2 內(nèi)部信息
4.3.2.1 辦公室根據(jù)工作需要及時對內(nèi)部個人和部門聯(lián)系電話進行更新，通過OA公告欄和釘釘群進行公布，對公司內(nèi)部會議和變更及時公布。
4.3.2.2 信息管理員定期對公司信息系統(tǒng)（OA/ERP）、釘釘群等進行更新，及時維護巡查，對OA登錄界面進行規(guī)范分區(qū)管理。
4.3.2.3 信息管理員對工作流程和節(jié)點人員進行及時更新，保證流程適宜有效。
4.3.2.4 經(jīng)營部對顧客或供方參觀等事宜制定具體的接待方案，通過OA發(fā)送到相關(guān)部門和人員。
4.3.2.5 安全環(huán)保部、辦公室及時發(fā)布各級政府部門、安監(jiān)局、環(huán)保局、節(jié)能辦、各種現(xiàn)場會議交流、視察等檢查通知。
4.3.2.6 綜治辦對有關(guān)內(nèi)外部審核、管理評審的信息，以文件的形式傳遞到各相關(guān)部門。
4.3.2.7 對收集、整理分析出的不符合項的信息，按照《不符合與糾正措施控制程序》執(zhí)行；對于緊急事件和響應(yīng)處置按照《應(yīng)急準備與響應(yīng)控制程序》執(zhí)行。
5.相關(guān)文件和記錄
5.1 《電腦及信息溝通管理制度》
5.2 《應(yīng)急準備與響應(yīng)控制程序》
