(1)對現(xiàn)行文件的收集和分析

收集企業(yè)現(xiàn)行的各種標準、制度和規(guī)定等文件，其中很多具有“程序”的性質(zhì)，但也有其不足之處，應(yīng)該以職業(yè)安全健康管理體系有效運行體系為前提，以程序文件的要求為尺度，對這些文件進行一次清理和分析，摘其有用、刪除無關(guān)，按程序文件內(nèi)容及格式要求進行改寫。

企業(yè)如果已建立ISO9000質(zhì)量管理體系或ISO14000環(huán)境管理體系，就應(yīng)該使職業(yè)安全健康管理體系與這兩個體系充分融合，特別是培訓、文件控制、記錄管理、內(nèi)部審核和管理評審等，其管理方式類似，這些程序最好在原ISO9000程序或14000程序的基礎(chǔ)上補充為好。

(2)人員培訓。

對挑選出的參加程序文件編寫的人員必須進行必要的培訓，以保證編寫的質(zhì)量。這些培訓包括：《職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范》的培訓、《指導意見》的培訓、有關(guān)程序文件的編寫方法的培訓以及其它有關(guān)知識的培訓。

(3)編制程序文件明細表

一個企業(yè)的職業(yè)安全健康管理體系程序文件的多少，每個程序的詳簡、篇幅和內(nèi)容都沒有硬性規(guī)定，但在能夠控制的前提下，程序文件個數(shù)和每一個程序的篇幅越少越好；各個程序之間，要有必要的銜接，也要避免相同的內(nèi)容在不同的程序之間有較大的重復。根據(jù)企業(yè)的職業(yè)安全健康管理體系總體設(shè)計方案，按體系要素逐級展開，制定程序文件明細表，明確程序主管部門及相關(guān)部門的職責，對照已有的各種文件，明確需新編改造和完善的程序文件，制定計劃逐步完成。

(4)制定編寫守則。制定程序文件的編寫守則，是保證未來程序文件格式和風格統(tǒng)一的有效手段。編寫守則是對整個企業(yè)程序文件的風格、格式、編號規(guī)則以及各部分內(nèi)容要求等方面做出明確、統(tǒng)一的規(guī)定。

(5)確定編寫方法。編寫方法一般分為集中編寫和分散編寫兩種。集中編寫就是將所有程序文件集中讓幾個人或幾個部門（如體系主管部門）統(tǒng)一編寫。采用這種方法時，編寫人員必須提前征求體系要素各主管部門負責人的意見并了解掌握各有關(guān)部門職業(yè)安全健康活動的特點。

分散編寫就是按所描速的職業(yè)安全健康活動的內(nèi)容及職責，將程序文件分給職業(yè)安全健康活動的業(yè)務(wù)主管部門編寫。從理論上講，最有資格編制程序文件的，應(yīng)該是直接從事該項活動的那些人，但對這部分人員必須進行必要的培訓，才能保證程序文件的編制質(zhì)量。

(6)擬定編制計劃

職業(yè)安全健康管理體系辦公室工作人員應(yīng)對全部準備編寫的職業(yè)安全健康管理體系程序文件擬定一份計劃，包括各程序文件的依據(jù)要素、文件名稱、主管部門、配合部門（參見表4—1），并加上各完成時間、編寫人協(xié)調(diào)人等內(nèi)容。