1．回收

文件更改后，對于撤下的作廢文件，要及時從使用場所收回并處理，對需留在現(xiàn)場作為參考的作廢文件，要進(jìn)行明確標(biāo)識(如加蓋“作廢”章)，防止因疏忽而誤用作廢文件，可以在發(fā)放新文件的同時收回作廢文件。

2．復(fù)制

對文件隨意復(fù)制，將會在計劃發(fā)放受控文件的范圍之外產(chǎn)生大量的非受控文件。因此，必須確定是否允許復(fù)制文件，如果不允許，則要采取相應(yīng)的措施，如將受控文件的每一頁均做一個彩色標(biāo)識，并對確保撤消作廢文件控制方法加以規(guī)定。

3．處置

對收回的作廢文件，必須及時處置，以防作廢文件的流失或重新誤用。文件處置的方法一般有銷毀和集中保管幾種形式。對作廢文件處置的有關(guān)情況要進(jìn)行必要的記錄，如處置批準(zhǔn)、日期、方式執(zhí)行人等。

4．審查

對體系文件進(jìn)行有效控制的重要手段之一，就是建立審查制度，文件審查是要求定期在企業(yè)內(nèi)對文化的完整性、正確性、統(tǒng)一性進(jìn)行審查，其目的是確定體系內(nèi)文件控制系統(tǒng)是否存在問題，如審核中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時著手進(jìn)行修改。