內(nèi)部跟蹤審核

1．跟蹤審核的含義和作用

(1)跟蹤審核的含義

跟蹤審核是審核活動的一部分，是內(nèi)部審核及外部審核的延伸。它是對受審核部門采取的糾正措施（主要是短期糾正措施）進行評審，并對實施效果進行判斷和記錄的一系列審核活動的總稱。

(2)跟蹤審核的作用

①檢查糾正措施（主要指短期糾正措施）實施情況、驗證其實施效果；

②促使受審核部門建立防止不符合再發(fā)生的有效機制；

③促使受審核部門不斷自我改進；

④通過跟蹤審核，向管理層及時反饋各受審核部門對不符合項的糾正情況及處理態(tài)度，從而使管理層更進一步了解體系運行情況；

⑤向外部審核機構提供體系正常運作的證據(jù)。

2．跟蹤審核的目的和范圍

(1)跟蹤審核的目的

①促使受審核部門采取有效的糾正措施和預防措施，防止不符合再次發(fā)生；

②驗證糾正和預防措施的有效性；

③確保消除審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項。

(2)跟蹤審核的范圍

跟蹤審核以審核中發(fā)現(xiàn)不符合項的糾正情況為主，但常因需要而擴大范圍，

對有效性的驗證也因內(nèi)部管理的需要而更為嚴格。

3．跟蹤審核的形式

(1)現(xiàn)場跟蹤審核

現(xiàn)場跟蹤審核是指審核員到受審核主現(xiàn)場對原不符合項糾正措施的實施情況進行驗證并記錄。內(nèi)部審核常采用這種審核方式。

(2)書面跟蹤審核

受審核方以書面文件的形式提供給審核員作為已實施了糾正和預防措施的證據(jù)。審核員不到受審核方的現(xiàn)場，而就受審核方提供的書面證據(jù)，驗證糾正措施是否已有效實施。外部審核一般采用這種形式進行跟蹤審核，但對內(nèi)部審核來說，若只屬純文件性的不符合，如文件沒有經(jīng)過授權人批準，文件更改沒有按有效程序進行或缺少某個程序文件用來指導某項工作等，也只需要書面跟蹤審核即可。

4．跟蹤審核的實施

(1)實施要求

①跟蹤審核應有專門管理機構負責，應建立相應工作程序，以確保跟蹤審核正常、規(guī)范的實施；

②跟蹤審核時間應提前通知受審核部門；

③實施跟蹤審核的人員可由原審核組中的成員進行，也可委派其他有資格人員進行，但實施跟蹤審核的人員應了解該項跟蹤審核工作的資料和背景情況；

④審核員對糾正措施實施情況驗證后應將驗證情況記錄在不符合項報告驗證一欄中并簽字。對糾正措施已按計劃實施的，應將實施效果記錄下來；對沒有按計劃實施的不符合項或對實施效果不能滿足要求的不符合項，審核員可再以不符合項報告形式反饋至受審核部門并報告管理者代表；

⑤對跟蹤審核結果應形成書面報告。

(1)跟蹤審核的內(nèi)容

①糾正措施是否在規(guī)定期限內(nèi)完成；

②糾正措施實施后效果怎樣；

③糾正措施的實施過程是否有記錄可查，內(nèi)容是否完整，并按規(guī)定進行了控制；

④糾正措施的實施導致有關體系文件的更改，這種更改是否按有關規(guī)定進行并做好了更改記錄。

如果某些糾正措施的實施效果需要很長時間才能實現(xiàn)，可留待下一次內(nèi)部審核時驗證。

(3)跟蹤審核報告

跟蹤審核報告一般由跟蹤審核員編制，由審核工作負責人（如審核組長或管理者代表）批準，必要時提交管理評審。審核報告內(nèi)容包括：

①受跟蹤部門。當跟蹤審核報告是對一個部門所出的報告，那么這個報告只是針對一個部門。若跟蹤審核報告是針對多個部門的跟蹤審核情況而出具的報告，那么此時審核部門即為多個部門綜合性報告；

②審核依據(jù)。如試行標準、管理手冊、程序文件、作業(yè)文件及糾正措施計劃等；

③審核理由。主要說明為什么要進行本次跟蹤審核；

④審核簡況。需說明跟蹤審核派出幾位審核員、對多少不符合項的糾正措施實施情況進行跟蹤，書面跟蹤多少不符合項，現(xiàn)場跟蹤多少不符合項等；

⑤審核結論。對不符合項的糾正措施實施情況通過跟蹤作一個綜合性結論，并通報各部門在實施糾正措施過程中的表現(xiàn)和態(tài)度；

⑥領導批準。