第一章 總 則

第一條 為規(guī)范水土保持行政執(zhí)法行為，提高水土保持行政執(zhí)法文書制作水平，根據(jù)《水土保持法》、《行政強制法》、《行政處罰法》、《行政復(fù)議法》、《水行政處罰實施辦法》，結(jié)合水土保持行政執(zhí)法工作實際，制定本規(guī)范。
第二條 本規(guī)范適用于監(jiān)督檢查、行政處罰等水土保持行政執(zhí)法文書的制作。
第三條 水土保持行政執(zhí)法文書的內(nèi)容必須符合有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，做到格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整、表述清楚、用語規(guī)范。
第四條 水土保持行政執(zhí)法文書分為內(nèi)部文書和外部文書。
內(nèi)部文書是指在水土保持行政處罰機關(guān)內(nèi)部使用，記錄內(nèi)部工作流程，規(guī)范執(zhí)法工作運轉(zhuǎn)程序的文書。
外部文書是指水土保持行政處罰機關(guān)對外使用，對處罰機關(guān)和行政相對人均具有法律效力的文書。

第二章 文書制作基本要求

第五條 水土保持行政執(zhí)法文書應(yīng)當按照規(guī)定的格式制作。
文書應(yīng)當使用藍黑色或黑色筆填寫，做到字跡清楚、文面整潔。
水土保持行政處罰機關(guān)制作文書時應(yīng)當按照規(guī)定的格式印制后填寫。有條件的，可以按照規(guī)定的格式打印制作。
第六條 文書設(shè)定的欄目，應(yīng)當逐項填寫，不得遺漏和隨意修改。無需填寫的，應(yīng)當用斜線劃去。
文書中除編號和價格、數(shù)量等必須使用阿拉伯數(shù)字的外，應(yīng)當使用漢字。
第七條 文書應(yīng)當使用公文語體，語言規(guī)范、簡練、嚴謹、平實。
應(yīng)當正確使用標點符號，避免產(chǎn)生歧義。
第八條 文書中“案由”填寫為“違法行為定性+案”，例如： 未編制水土保持方案開工案。
在立案和調(diào)查取證階段文書中“案由”應(yīng)當填寫為：“涉嫌+違法行為定性+案”。
第九條 文書中當事人情況應(yīng)當按如下要求填寫：
（一）根據(jù)案件情況確定“個人”或者“單位”，“個人”、“單位”兩欄不能同時填寫。
（二）當事人為個人的，姓名應(yīng)填寫身份證或戶口簿上的姓名；住址應(yīng)填寫常住地址或居住地址；“年齡”應(yīng)以公歷周歲為準。
（三）當事人為法人或者其他組織的，填寫的單位名稱、法定代表人（負責(zé)人）、地址等事項應(yīng)與工商登記注冊信息一致。
（四）當事人名稱前后應(yīng)一致。
第十條 詢問筆錄、現(xiàn)場檢查筆錄、聽證筆錄等文書，應(yīng)當場交當事人閱讀或者向當事人宣讀，并由當事人逐頁簽字或蓋章確認。當事人拒絕簽字蓋章或拒不到場的，執(zhí)法人員應(yīng)當在筆錄中注明，并可以邀請在場的其他人員簽字。
記錄有遺漏或者有差錯的，可以補充和修改，并由當事人在改動處簽章或捺指印確認。
第十一條 執(zhí)法文書首頁不夠記錄時，可以附紙記錄，但應(yīng)當注明頁碼，由相關(guān)人員簽名并注明日期。
第十二條 文書中執(zhí)法機構(gòu)、處罰機關(guān)的審核或?qū)徟庖姂?yīng)表述明確，沒有歧義。
第十三條 需要交付當事人的外部文書中設(shè)有簽收欄的，由當事人直接簽收；也可以由其成年直系親屬代簽收。
文書中沒有設(shè)簽收欄的，應(yīng)當使用送達回證。
第十四條 文書中注明加蓋處罰機關(guān)印章的地方必須加蓋印章，加蓋印章應(yīng)當清晰、端正，要“騎年蓋月”。

第三章 具體文書適用及制作

第十五條 水土保持違法案件立案審批表是指水土保持處罰機關(guān)在辦理一般程序案件中，用以履行報批立案手續(xù)的文書。
“案件來源”欄應(yīng)當按照檢查發(fā)現(xiàn)、群眾舉報、上級交辦、有關(guān)部門移送、媒體曝光、違法行為人交待等情況據(jù)實填寫。
“案情簡介”欄應(yīng)當寫明當事人涉嫌違法的事實、證據(jù)等簡要情況以及涉嫌違反的相關(guān)法律規(guī)定。　
第十六條 現(xiàn)場檢查筆錄是指執(zhí)法人員對與涉嫌違法行為有關(guān)的物品、場所等進行檢查的文字圖形記載和描述。
現(xiàn)場檢查筆錄要對所檢查的物品名稱、數(shù)量、包裝形式、規(guī)格或所勘驗的現(xiàn)場具體地點、范圍、狀況等作全面、客觀、準確的記錄。
需要繪制勘驗圖的，可另附紙。
對現(xiàn)場繪制的勘驗圖、拍攝的照片和攝像、錄音等資料應(yīng)當在筆錄中注明。
第十七條 詢問筆錄是指為查明案件事實，收集證據(jù)，而向相關(guān)人員調(diào)查了解有關(guān)案件情況的文字記載。
詢問筆錄應(yīng)當記錄被詢問人提供的與案件有關(guān)的全部情況，包括案件發(fā)生的時間、地點、情形、事實經(jīng)過、因果關(guān)系及后果等。
詢問時應(yīng)當有兩名以上執(zhí)法人員在場，并做到一個被詢問人一份筆錄，一問一答。詢問人提出的問題，如被詢問人不回答或者拒絕回答的，應(yīng)當寫明被詢問人的態(tài)度，如“不回答”或者“沉默”等，并用括號標記。
第十八條 抽樣取證物品清單是指執(zhí)法人員在執(zhí)法過程中，抽取涉嫌違法物品樣品保存作證據(jù)或送交有關(guān)部門鑒定而制作的文書。
抽取樣品應(yīng)當按照有關(guān)技術(shù)規(guī)范要求進行。抽樣送檢的樣品應(yīng)當在現(xiàn)場封樣，由當事人和執(zhí)法人員共同簽字或蓋章。
第十九條 先行登記保存通知書是指水土保持行政處罰機關(guān)在查處案件過程中，對可能滅失或者以后難以取得的證據(jù)進行登記保存時使用的文書。
處罰機關(guān)應(yīng)當根據(jù)需要選擇就地或異地保存。
處罰機關(guān)可以在登記保存的相關(guān)物品和場所加貼封條，封條應(yīng)當標明日期，并加蓋處罰機關(guān)印章。
文書中應(yīng)當對被保存物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單位作清楚記錄。
第二十條 登記保存物品處理決定書是指水土保持行政處罰機關(guān)在規(guī)定的期限內(nèi)對被登記保存的物品作出處理決定并告知當事人的文書。
處理通知書應(yīng)當寫明當事人姓名（或名稱）、登記保存作出的時間及具體處理決定。
處罰機關(guān)可視具體處理情況制作物品清單。
第二十一條 水土保持查封（扣押）通知書是指水土保持行政處罰機關(guān)在案件調(diào)查過程中依照有關(guān)法律法規(guī)對涉案場所、設(shè)施或者財物采取強制措施，實施查封（扣押）的文書。
水土保持查封（扣押）通知書應(yīng)當載明下列事項：
（一）當事人的姓名或者名稱、地址；
（二）查封、扣押的理由、依據(jù)和期限；
（三）查封、扣押場所、設(shè)施或者財物的名稱、數(shù)量等；
（四）申請行政復(fù)議或者提起行政訴訟的途徑和期限；
（五）行政機關(guān)的名稱、印章和日期。
查封、扣押清單一式二份，由當事人和行政機關(guān)分別保存。
查封、扣押時，應(yīng)當對相關(guān)場所、設(shè)施或者財物加貼封條，封條應(yīng)當標明查封（扣押）日期，并加蓋處罰機關(guān)印章。
第二十二條 水土保持解除查封（扣押）通知書是指經(jīng)水土保持行政處罰機關(guān)調(diào)查核實，依法對查封（扣押）物品解除強制措施并告知當事人的文書。
處罰機關(guān)在做出解除查封（扣押）決定時，應(yīng)當制作解除查封（扣押）清單。解除查封（扣押）的財物要與查封（扣押）時的財物核對無誤。對查封（扣押）財物部分解除時，清單應(yīng)當寫清解除查封扣押財物的具體情況。
第二十三條 水土保持違法案件調(diào)查報告是指案件調(diào)查結(jié)束后，執(zhí)法人員就案件調(diào)查經(jīng)過、證據(jù)材料、調(diào)查結(jié)論及處理意見報請?zhí)幜P機關(guān)負責(zé)人審批的文書。
“調(diào)查事實及證據(jù)”欄，填寫調(diào)查確認的違法時間、地點、行為、后果等違法事實及有關(guān)證據(jù)等。
“處理建議及證據(jù)”欄應(yīng)當由執(zhí)法人員根據(jù)案件調(diào)查情況和有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定提出處理意見。據(jù)以立案的違法事實不存在的，應(yīng)當寫明建議終結(jié)調(diào)查并結(jié)案等內(nèi)容；對依法應(yīng)給予行政處罰的，應(yīng)當寫明給予行政處罰的種類、幅度及法律依據(jù)等。
“機關(guān)負責(zé)人意見”欄，應(yīng)當寫明具體審核意見，由負責(zé)人簽名或同時加蓋審核機構(gòu)印章。
第二十四條 責(zé)令改正水事違法行為決定書是指水土保持行政處罰機關(guān)依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，責(zé)令違法行為人立即或在一定期限內(nèi)糾正違法行為的文書。
責(zé)令改正通知書應(yīng)當寫明具體的法律依據(jù)和責(zé)令改正違法行為的時限。
第二十五條 水土保持補償費征收決定書是向未按照規(guī)定繳納水土保持補償費的違法行為人征收水土保持補償費的文書。
征收決定書應(yīng)載明違法行為人的單位、名稱、地址，征費標準、數(shù)額、繳納時限。
第二十六條 水土流失治理代履行決定書是指縣級以上水行政主管部門指定有治理能力的單位代替違反規(guī)定不履行水土流失治理義務(wù)的單位進行水土流失治理的文書。
代履行決定書應(yīng)當載明當事人的姓名或者名稱、地址，代履行的理由和依據(jù)、方式和時間、標的、費用預(yù)算以及代履行人；代履行三日前，催告當事人履行，當事人履行的，停止代履行代履行時，作出決定的行政機關(guān)應(yīng)當派員到場監(jiān)督；代履行完畢，行政機關(guān)到場監(jiān)督的工作人員、代履行人和當事人或者見證人應(yīng)當在執(zhí)行文書上簽名或者蓋章?！〈男械馁M用按照成本合理確定，由當事人承擔(dān)。代履行不得采用暴力、脅迫以及其他非法方式。（水土保持法五十六條、行政強執(zhí)法五十一條）
第二十七條 水土保持行政處罰事先告知書是指水土保持行政處罰機關(guān)在作出行政處罰決定前，告知當事人擬作出的行政處罰決定的事實、理由、依據(jù)以及當事人依法享有的權(quán)利的文書。
處罰機關(guān)應(yīng)當根據(jù)案件是否符合聽證條件，決定適用一般案件文書或聽證案件文書。
行政處罰事先告知書應(yīng)當寫明當事人的違法事實、違反的法律條款、擬作出行政處罰的種類、數(shù)額及法律依據(jù)，并告知當事人享有的陳述和申辯的權(quán)利。
對違法事實的描述應(yīng)當完整、明確、客觀，不得使用結(jié)論性語言。
第二十八條 水土保持行政處罰聽證會告知書是指水土保持行政處罰機關(guān)向當事人告知聽證權(quán)利的文書。水土保持行政處罰聽證會告知書應(yīng)當寫明當事人要求舉行聽證的權(quán)利及法定期限，并注明聯(lián)系人、聯(lián)系電話和行政處罰機關(guān)地址等。
第二十九條 聽證會公告書是指水土保持行政處罰機關(guān)決定舉行聽證會并向社會公告聽證會事項的文書。聽證會公告書應(yīng)當公告舉行聽證會的案由、時間、地點、聽證注意事項等，由組織聽證的行政機關(guān)在舉行聽證的3日前公開張貼。
第三十條 聽證筆錄是指記錄聽證過程和內(nèi)容的文書。
“主持人”、“記錄人”、“案件調(diào)查人”欄填寫上述人員的姓名、工作單位及職務(wù)。
“聽證記錄”應(yīng)當寫明案件調(diào)查人員提出的違法事實、證據(jù)和處罰意見，當事人陳述、申辯的理由和以及是否提供新的證據(jù)，證人證言、質(zhì)證過程等內(nèi)容。
案件調(diào)查人員、當事人或其委托代理人、主持人、記錄人應(yīng)當在筆錄上逐頁簽名并在尾頁注明日期；證人應(yīng)當在記錄其證言之頁簽名，寫明“以上筆錄已閱，無誤”字樣。
第三十一條 聽證報告是指聽證會結(jié)束后，聽證主持人向處罰機關(guān)負責(zé)人報告聽證會情況并提出案件處理意見的文書。
“案件事實及證據(jù)”欄應(yīng)當填寫聽證確認的違法時間、地點、行為、后果等違法事實及有關(guān)證據(jù)。
“處理建議及依據(jù)”欄，應(yīng)當由聽證主持人根據(jù)聽證情況，對擬作出的行政處罰決定的事實、理由、法律法規(guī)依據(jù)做出評判并提出傾向性處理意見，聽證主持人應(yīng)簽名或蓋章。
聽證主持人向處罰機關(guān)負責(zé)人提交報告書時，應(yīng)當附聽證筆錄。
“機關(guān)負責(zé)人意見”欄，行政機關(guān)負責(zé)人應(yīng)簽名或蓋章。
第三十二條 水土保持行政處罰決定書是指水土保持行政處罰機關(guān)依法適用一般程序，對當事人作出行政處罰決定時使用的文書。
對違法事實的描述應(yīng)當全面、客觀，闡明違法行為的基本事實，即何時、何地、何人、采取何種方式或手段、產(chǎn)生何種行為后果等；列舉證據(jù)應(yīng)當注意證據(jù)的證明力，對證據(jù)的作用和證據(jù)之間的關(guān)系進行說明。
應(yīng)當對當事人陳述申辯意見的采納情況及理由予以說明；對經(jīng)過聽證程序的，文書中應(yīng)當載明。
作出處罰決定所依據(jù)的法律、法規(guī)、規(guī)章應(yīng)當寫明全稱，列明適用的條、款、項、目。
有從輕或者減輕情節(jié)，依法予以從輕或者減輕處罰的，應(yīng)當寫明。
第三十三條 送達回證是指水土保持行政處罰機關(guān)將執(zhí)法文書送達當事人的回執(zhí)證明文書。
“送達文書名稱”、 “送達文書編號”欄，填寫水土保持行政執(zhí)法文書的名稱、編號?！氨凰瓦_人”欄，填寫當事人的姓名或者單位名稱和地址。送達地點為交付文書的具體地點，送達方式為直接送達、留置送達、郵寄送達?！八瓦_人”欄，由送達人簽名或蓋章?！氨凰瓦_人簽名或蓋章”欄，由被送達人簽名或蓋章；被送達人是法人或其他組織的，可由負責(zé)收件的人簽收。被送達人是自然人的，代收人應(yīng)在“代收人及代收理由”欄內(nèi)簽名或蓋章，并注明與被送達人的關(guān)系。被送達人或者他的同住成年家屬拒絕簽收的以留置送達方式送達，并在“備注”欄注明情況。
第三十四條 登記保存物品處理決定書是指水土保持行政處罰機關(guān)對先行登記保存的物品依法進行處理的記載。
處理決定應(yīng)當載明對先行登記保存物品處理的時間、地點、方式，參與處理的執(zhí)法人員應(yīng)當在記錄上簽字。（《行政處罰法》第37條2款、《水行政處罰實施辦法》第28條2款） 　
第三十五條 強制執(zhí)行申請書是當事人逾期不履行水土保持行政處罰決定或者水土保持行政措施決定，行政機關(guān)依法申請人民法院強制執(zhí)行的文書。
強制執(zhí)行申請書應(yīng)寫明當事人在法定期限內(nèi)是否提起行政復(fù)議、行政訴訟及復(fù)議、訴訟情況；寫明申請強制執(zhí)行的具體內(nèi)容。
第三十六條? 案件移送書是將違法行為嚴重的需給予治安管理處罰或構(gòu)成犯罪需追究刑事責(zé)任的案件移送有關(guān)機關(guān)而使用的文書。
第三十七條 水土保持案件結(jié)案報告是指案件終結(jié)后，執(zhí)法人員報請水土保持處罰機關(guān)負責(zé)人批準結(jié)案的文書。
結(jié)案報告應(yīng)當對案件的辦理情況進行總結(jié)，對給予行政處罰的，寫明處罰決定的內(nèi)容及執(zhí)行情況；不予行政處罰的應(yīng)當寫明理由；予以撤銷案件的，寫明撤銷的理由。

第四章 文書歸檔及管理

第三十八條 一般程序案件應(yīng)當按照一案一卷進行組卷；材料過多的，可一案多卷。
簡易程序案件可以多案合并組卷。
第三十九條 卷內(nèi)文書材料應(yīng)當齊全完整，無重份或多余材料。
第四十條 案卷應(yīng)當制作封面、卷內(nèi)目錄和備考表。
封面題名應(yīng)當由當事人和違法行為定性兩部分組成，如關(guān)于未編制水土保持方案開工案。
卷內(nèi)目錄應(yīng)當包括序號、題名、頁號和備注等內(nèi)容，按卷內(nèi)文書材料排列順序逐件填寫。
備考表應(yīng)當填寫卷中需要說明的情況，并由立卷人、檢查人簽名。
第四十一條 案件文書材料按照下列順序整理歸檔：
(一)案卷封面；
(二)卷內(nèi)目錄；
(三)水土保持行政處罰決定書；責(zé)令改正水事違法行為決定書；水土保持補償費征收決定書；水土流失治理代履行決定書；
(四)立案審批表；
(五)詢問筆錄、現(xiàn)場檢查筆錄、抽樣取證物品清單、登記保存物品清單、登記保存物品處理決定書、水土保持查封（扣押）通知書、水土保持解除查封（扣押）通知書等；
(六)水土保持行政處罰事先告知書等；
(七)水土保持行政處罰聽證會告知書、聽證公告書（存根）、聽證筆錄、聽證報告等聽證文書；
(八)執(zhí)行的票據(jù)等材料；
(九)登記保存物品清單等；
(十)送達回證等其他有關(guān)材料；
（十一）案件移送書；
(十二)水土保持案件結(jié)案報告；
(十三)備考表。
第四十二條 不能隨文書裝訂立卷的錄音、錄像等證據(jù)材料應(yīng)當放入證據(jù)袋中，并注明錄制內(nèi)容、數(shù)量、時間、地點、制作人等，隨卷歸檔。
第四十三條 當事人申請行政復(fù)議和提起行政訴訟或者行政機關(guān)申請人民法院強制執(zhí)行的案卷，可以在案件辦結(jié)后附入原卷歸檔。
第四十四條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)當用阿拉伯數(shù)字從“1”開始依次用鉛筆編寫頁號；頁號編寫在有字跡頁面正面的右上角和背面的左上角；大張材料折疊后應(yīng)當在有字跡頁面的右上角編寫頁號；A4橫印材料應(yīng)當字頭朝裝訂線擺放好再編寫頁號。
第四十五條 案卷裝訂前要做好文書材料的檢查。文書材料上的訂書釘?shù)冉饘傥飸?yīng)當去掉。對破損的文書材料應(yīng)當進行修補或復(fù)制。小頁紙應(yīng)當用A4紙托底粘貼。紙張大于卷面的材料，應(yīng)當按卷宗大小先對折再向外折疊。對字跡難以辨認的材料，應(yīng)當附上抄件。
第四十六條 案卷應(yīng)當整齊美觀固定，不松散、不壓字跡、不掉頁、便于翻閱。
第四十七條 辦案人員完成立卷后，應(yīng)當及時向檔案室移交，進行歸檔。
第四十八條 案卷歸檔，不得私自增加或者抽取案卷材料，不得修改案卷內(nèi)容。