1、目的
建立本程序的目的是對安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系所要求的記錄予以控制，為安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系運(yùn)行有效性提供客觀證據(jù)。
2、適用范圍
本程序適用于本公司對證明安全標(biāo)準(zhǔn)化管理休系有效運(yùn)行的記錄的控制。
3、職責(zé)
3.1、安監(jiān)室是記錄控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)記錄的標(biāo)識、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置的控制，負(fù)責(zé)建立記錄控制清單，對記錄的控制進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。
3.2、各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的編制、標(biāo)識、貯存、保護(hù)、檢索和處置。
4、工作程序
4.1、記錄的編制
4.1.1、本公司所建立的記錄表樣，由各部門負(fù)責(zé)人組織編制交安監(jiān)室統(tǒng)一審核，并按《文件控制程序》
中編號原則進(jìn)行編號標(biāo)識。其審批原件由安監(jiān)室存檔。
4.1.2、各相關(guān)部門可根據(jù)需要提出記錄格式設(shè)計更改，按《文件控制程序》中有關(guān)文件更改條款執(zhí)行。
4.2、記錄的填寫
4.2.1、記錄的填寫要準(zhǔn)確、及時、內(nèi)容完整、字跡清晰。記錄應(yīng)逐項填寫。未發(fā)生的項目用單杠劃去，各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不得空白。
4.2.2、記錄不得隨意更改，記錄填寫中發(fā)生的筆誤的勘誤方法是：將記錄內(nèi)容用筆劃一條橫杠并保持其可辨認(rèn)，在旁邊寫上正確的內(nèi)容并簽勘誤者姓名和日期嚴(yán)禁使用涂改辦法勘誤。
4.2.3、記錄要求用鋼筆、碳素筆或圓珠筆填寫。
4.3、記錄的標(biāo)識、貯存、保管
4.3.1、記錄的標(biāo)識由記錄名稱、記錄編號及流水號組成。
4.3.2、記錄由使用部門收集、編目，以便于索引。各部門須把記錄分類，依日期順序整理好，按一定時間段裝訂成冊。所存記錄應(yīng)保持整潔、完整。各部門按規(guī)定期限保存記錄。
4.3.3、使用部門應(yīng)指定專人保管記錄，貯存條件應(yīng)防潮、防火、防蟲蛀、防鼠害等，防止損壞、變質(zhì)和丟失。
4.3.4、安全科編制《記錄控制清單》，將公司所有與安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系有關(guān)的記錄匯總，包括名稱、編號、保存期、保存單位等內(nèi)容。各部門填寫本部門使用記錄的清單。
4.3.5、記錄保存期在記錄清單中規(guī)定，一般不少于三年，重要記錄不少于五年。在規(guī)定期限內(nèi)必須保證記錄的完整。4.3.6、安全部每季度要檢查一次各部門記錄的使用、管理隋祝。
4.4、記錄發(fā)放、借閱和復(fù)制
各部門保管的記錄需借閱或復(fù)制，要經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
4.5、記錄的銷毀處理
對超過保存期限的記錄，或因其他特殊情況需要銷毀時，由使用部門申請，經(jīng)安全科主任確認(rèn)，報主管副總批準(zhǔn)后由各部門執(zhí)行銷毀。
5、相關(guān)文件
《文件控制程序》
《記錄控制清單》