???????????????? 資料管理清單???????????????????????????????? 附表11-13

?

????????????????? 發(fā)放回收登記表???????????????????????????? 附表11-14

?

????????????? 文件和資料現(xiàn)行狀態(tài)清單???????????????????????? 附表11-15

?

????????????????????????? 文件修改記錄???????????????????? 附表11-16

?

?

?

?

??????????????????? 文件銷毀（留用）審批表???????????? 附表11-17

?

???????????? 文件和資料借閱登記表????????????????????????? 附表11-18

?

?

?

?

?

?

?

?????????????? 外來文件管制表???????????????????? 附表11-19

?

二、文印管理制度

⑴文件資料的復印、打印須經(jīng)所在部門負責人簽字同意后才予辦理。部門經(jīng)理不在時，可經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后辦理（機密件除外）

⑵私人資料不得在公司打印、復印

⑶文印室工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務。對收到的文件資料，文印室工作人員應及時給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時通知有關(guān)人員到文印室取回，不得延誤

⑷文印室工作人員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或企業(yè)管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件

⑸對送來打印、復印、傳真的文件資料，文印室工作人員應做好登記，并在月終統(tǒng)計核算。涉密文件的復印廢件應及時銷毀

⑹不得擅自復印絕密文件和個人資料。復印機密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導批準

⑺復印機由專人保管使用，其他人員非經(jīng)允許不得自行開機

⑻文印室工作人員應按規(guī)程操作文印設備，定期對設備進行維護、檢測、保養(yǎng)，下班時注意檢查設備電源的關(guān)閉情況，斷開電源

三、辦公用品管理制度

為規(guī)范辦公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度

⑴公司辦公用品采用定額預算管理制

⑵公司各部門必須將所需辦公用品提前半個月報至行政辦公室，行政辦公室根據(jù)實際用量和庫存情況制定購置計劃，經(jīng)總經(jīng)理批準后購置

⑶每月月底前，物資部統(tǒng)計各部門的辦公用品清單報行政辦公室

⑷對于預算限額內(nèi)的辦公用品領(lǐng)用，職員須填寫〈辦公用品申領(lǐng)單〉，經(jīng)部門經(jīng)理根據(jù)預算審核簽字后，直接到物資采購中心領(lǐng)取

⑸備品發(fā)放采取定期發(fā)放制度，每月的1日和15日辦理，其他時間不予辦理

⑹備品倉庫設專人負責。備品入庫需根據(jù)〈入庫單〉嚴格檢查品種、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、單價是否與〈進貨單〉相符，按手續(xù)驗收入庫，登記入帳。為辦入庫手續(xù)，財務一律不予報銷

⑺備品保管要材料清、帳目清、數(shù)量清，擺放整齊、庫房整齊，帳、卡、物一致，做到日清月結(jié)。

⑻做好出庫管理。在日清月結(jié)的條件下，倉庫負責人月末必須對所有單據(jù)按部門統(tǒng)計，及時轉(zhuǎn)到財務部結(jié)算

⑼各部門設立耐用辦公用品檔案卡，由行政辦公室定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失，由當事人賠償

⑽公司員工離職時，須如數(shù)退還辦公用品（易耗品除外）。如有遺失按公司規(guī)定賠償，否則，不予辦理離職手續(xù)