為了使拌和站資料管理實現(xiàn)正規(guī)化，并切實加強(qiáng)檔案資料的管理工作，特制定本制度。
一、文件收發(fā)
    1、建立收文登記制度。對上級機(jī)關(guān)發(fā)來的文件和市直有關(guān)部門文件及其他兄弟單位來文都要進(jìn)行收文登記。
2、收文登記主要包括以下內(nèi)容：收文日期、來文機(jī)關(guān)、文件名稱、文件字號、發(fā)文日期及閱文簽字等。
3、文件管理人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，將文件送交承辦人，承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找；承辦人按文件要求完成后，要及時將文件交還保管人員保存。
    4、拌和站對外發(fā)出的文件要建立發(fā)文登記，發(fā)文登記內(nèi)容包括：發(fā)文時間、發(fā)文機(jī)關(guān)、文件名稱、文件字號、發(fā)文范圍等。
      5、對拌和站擬稿發(fā)出的文件、專題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。
二、檔案資料管理
1、原始記錄是設(shè)備管理和維修工作的基礎(chǔ)之一，是了解設(shè)備狀況、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、建立帳卡表冊和進(jìn)行經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析的依據(jù)。必須重視此項工作的填寫、收集、整理和保存。
2、機(jī)械設(shè)備的數(shù)據(jù)管理是一項基礎(chǔ)工作，它來源于原始資料。為了提高設(shè)備資產(chǎn)的運作效益，必須按時分類、收集匯總一些數(shù)據(jù)供分析研究，并及時采取積極措施，保證投入產(chǎn)出效益目標(biāo)的實現(xiàn)。數(shù)據(jù)管理包括列表登記、統(tǒng)計分析、上報考核等方面，應(yīng)做到定期歸類整理。數(shù)據(jù)要完整準(zhǔn)確，報表要及時齊全。
3、機(jī)械管理基本數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備以下內(nèi)容：1、管理號碼；2、設(shè)備名稱；3、型號規(guī)格；4、技術(shù)狀況；5、保管單位；6、本季運轉(zhuǎn)小時；7、原值；8、凈值；9、組資日期；10、生產(chǎn)廠家；11、本機(jī)編號；12、出廠日期；13、外型尺寸；14、整機(jī)重量；15、動力機(jī)名稱；16、動力機(jī)型號；17、動力機(jī)規(guī)格；18、動力機(jī)生產(chǎn)廠；19、動力機(jī)出廠日期；20、動力機(jī)編號；21、工點。上述數(shù)據(jù)4、6、8、21項為動態(tài)數(shù)據(jù)，其它為靜態(tài)數(shù)據(jù)。
4、及時上報的報表：《設(shè)備臺帳》（包括自有配屬的設(shè)備和內(nèi)租、外租的設(shè)備以及協(xié)作隊伍的設(shè)備，分別建帳管理）、《機(jī)械增減情況表》、《機(jī)械事故統(tǒng)計表》、《機(jī)械保養(yǎng)、修理計劃報表》、《機(jī)械保養(yǎng)、修理完成情況報表》。
    5、建立檔案目錄，主要分設(shè)備文件材料、設(shè)備檔案、設(shè)備技術(shù)資料三個方面，以便查找、使檔案資料更好地為工作服務(wù)。
    6、建立和認(rèn)真執(zhí)行文件借閱制度和文件保密制度，確保文件安全。