0HSMS記錄的設(shè)計(jì)應(yīng)與編制程序文件和作業(yè)文件同步進(jìn)行，以使0HSMS記錄與程序文件和管理作業(yè)文件協(xié)調(diào)一致、接口清楚。

　　1．編制記錄總體要求的文件

　　根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、手冊和呈現(xiàn)文件的要求，應(yīng)對體系中所需記錄進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，同時(shí)對表格的標(biāo)記、編目、表式、表名內(nèi)容、審批程序以及記錄要求做出統(tǒng)一的規(guī)定。

　　2．表格設(shè)計(jì)

　　在編制程序文件與作業(yè)文件的同時(shí)，分別制定與各程序相適應(yīng)的記錄表格。必要時(shí)可附在程序文件和作業(yè)文件的后面。

　　3．校審和批準(zhǔn)

　　匯總所有記錄表格，組織有關(guān)部門進(jìn)行校審。校審的重點(diǎn)，應(yīng)從體系的整體性出發(fā)，重點(diǎn)是各表格間的內(nèi)在聯(lián)系和協(xié)調(diào)性、表格的統(tǒng)一性和內(nèi)容的完整性。校審并作相應(yīng)修改后報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　4．匯編成冊

　　將所有表式統(tǒng)一編號(hào)，匯編成冊發(fā)布執(zhí)行，必要時(shí)，對某些較復(fù)雜的記錄表式要規(guī)定填寫說明。

　　5．要求

　?、賾?yīng)建立并保持有關(guān)OHSMS記錄的標(biāo)識(shí)、收集、編目、查閱、歸檔、儲(chǔ)存、保管、收回和處理的文件化程序。

　　②記錄應(yīng)在適宜的環(huán)境中儲(chǔ)存，以免損壞并防止丟失，保管方式應(yīng)便于查詢，應(yīng)制定相關(guān)方查閱和索取所需記錄的有關(guān)規(guī)定。

　?、蹜?yīng)明確記錄所采用的方式(如文字填寫、縮微膠卷、磁盤或其他媒介)。

　　④按規(guī)定表式填寫或輸入記錄，做到記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、填寫(輸入)及時(shí)、字跡清楚、整齊。

　?、輵?yīng)根據(jù)需要規(guī)定記錄的保存期限，一般應(yīng)遵循的原則是：有永久保存價(jià)值的記錄應(yīng)整理成檔案，長期保管；合同要求時(shí)，應(yīng)征得相關(guān)方的同意或由相關(guān)方確定。

　　⑥應(yīng)規(guī)定對過期或作廢記錄的處理辦法。