為了更好地開展職業(yè)病防治工作、維護(hù)廣大職業(yè)人群的身體健康，保證健康監(jiān)護(hù)檔案和職業(yè)病診斷檔案資料的連續(xù)性和完整性，更好地為社會(huì)各界服務(wù)，按照《中華人民共和國(guó)職業(yè)病防治法》、《職業(yè)病診斷與鑒定管理辦法》及《職業(yè)健康監(jiān)護(hù)管理辦法》的要求，結(jié)合我礦實(shí)際情況，特制定如下管理制度。
一、檔案資料的歸檔范圍
1. 健康監(jiān)護(hù)檔案內(nèi)容
1.1 健康監(jiān)護(hù)檔案冊(cè)。
1.2 職業(yè)健康體檢結(jié)果報(bào)告。
1.3健康體檢綜合分析報(bào)告。
1.4職業(yè)健康體檢復(fù)查人員名單及復(fù)查結(jié)果報(bào)告。
1.5職業(yè)病觀察對(duì)象和職業(yè)禁忌癥處理意見書。
2. 職業(yè)病診斷檔案
職業(yè)病診斷機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立職業(yè)病診斷檔案并永久保存，檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：
2.1職業(yè)病診斷證明書；
2.2職業(yè)病診斷過(guò)程記錄
2.3用人單位和勞動(dòng)者提供的診斷用所有資料；
2.4臨床檢查與實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)等結(jié)果報(bào)告單；
2.5現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查筆錄及分析評(píng)價(jià)報(bào)告。
3.職業(yè)衛(wèi)生檔案
3.1關(guān)于煤礦開展職業(yè)衛(wèi)生各項(xiàng)工作的檔案資料。
二、借閱
1. 各有關(guān)部門、單位到本部門查閱檔案資料者，須持單位介紹信或征得主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并履行登記手續(xù)，對(duì)所查內(nèi)容、利用目的作詳細(xì)登記。
2. 本部門為所需借、調(diào)資料的單位和個(gè)人提供復(fù)印材料。
3. 檔案原始材料原則上不外借，特殊情況需外借的，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可。
4. 借閱檔案材料必須履行登記、簽字手續(xù)，一般情況下，外借期限不超過(guò)一周。
5. 對(duì)借閱的檔案資料，必須妥善保管，不得轉(zhuǎn)借，不得在檔案資料上標(biāo)記、涂改或撕頁(yè)、拆卷等。歸還時(shí)檔案人員要進(jìn)行檢查，保證檔案完整無(wú)損。
三、保管
1. 檔案室切實(shí)做好七防，即防潮、防蟲、防火、防盜、防塵、防鼠、防曬。
2. 檔案室嚴(yán)禁吸煙及存放易爆、易燃等易于導(dǎo)致火災(zāi)的危險(xiǎn)品。
3. 檔案室要保持清潔衛(wèi)生，檔案資料擺放整齊，便于資料的管理和使用。
4. 檔案管理人員要熟悉業(yè)務(wù)，準(zhǔn)確、及時(shí)地為使用者提供方便服務(wù)。
5. 對(duì)所保管的檔案資料，要經(jīng)常查看，發(fā)現(xiàn)破損和字跡不清的，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，發(fā)現(xiàn)重大問(wèn)題要及時(shí)請(qǐng)示、報(bào)告。
6. 檔案室嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員隨意進(jìn)入。