為規(guī)范安全文件收發(fā)管理，防止安全文件精神不能及時(shí)得到傳達(dá)和執(zhí)行，確保在整個(gè)工程過程中及驗(yàn)收移交時(shí)的資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，我項(xiàng)目部特建立此登記制度。
1、無論是發(fā)出或接收的文件應(yīng)有相應(yīng)的電子版本和打印版本（對(duì)于傳真接收的文件要有復(fù)印件存檔），所有文件要注明發(fā)放、接收日期和經(jīng)手人。
2、文件要及時(shí)歸類存檔，不得隨意存放，歸檔時(shí)同時(shí)在卷內(nèi)目錄上登記。
3、郵件、局內(nèi)部網(wǎng)站通知要求由專人每天定時(shí)查收，傳真由值班人員接收或自動(dòng)接收。文件查收后按其重要性要在有效期內(nèi)通知相關(guān)人員，緊急文件要立即通知到每個(gè)相關(guān)人員，重要文件在一個(gè)工作日內(nèi)通知到每個(gè)相關(guān)人員，一般文件在三個(gè)工作日內(nèi)通知到每個(gè)相關(guān)人員，在通知有困難時(shí)可通過傳達(dá)的方式，但一定要得到證實(shí)傳達(dá)到位。
4、安全文件由安監(jiān)科主任負(fù)責(zé)，技術(shù)員配合；竣工文件及過程控制文件由工程管理部主任負(fù)責(zé)制定、發(fā)放、歸檔、登記、整理工作，技術(shù)員配合實(shí)施具體工作。
5、電子版本文件每周清理一次，并備份；文字打印版每半個(gè)月整理一次。
6、文件借閱、發(fā)放應(yīng)先得到相應(yīng)主管人員的同意，借閱文件應(yīng)及時(shí)歸還。非本單位人員不得隨意翻閱文件，如確有必要，需經(jīng)辦公室相關(guān)人員同意后查閱。
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