一、為了加強(qiáng)公司電子文件歸檔管理，保管電子文件和電子檔案的安全保管和有效開(kāi)發(fā)利用，更好地為公司發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際，特作如下規(guī)定：
二、建立與健全電子文件的管理體制和工作職責(zé)
1、電子文件是公司開(kāi)設(shè)的一種獨(dú)立的檔案門類和載體，它和其他檔案一樣，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。電子文件從形式到歸檔的管理過(guò)程中，由各科室專人負(fù)責(zé)。
2、電子文件應(yīng)按制度嚴(yán)格要求，妥善管理，確保其不散失、不損毀、不失真，從而保證電子文件的完整、真實(shí)和有效利用。
3、電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理。安監(jiān)科要配備與業(yè)務(wù)部門兼容的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，使歸檔的電子文件能有效機(jī)讀。檔案人員應(yīng)忠于職守，熟練地掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)地使用技能，組織編制歸檔電子文件地各種檢索工具，積極主動(dòng)提供服務(wù)，充分發(fā)揮歸檔電子文件地作用。
三、電子文件地歸檔與保管
1、電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔。
2、各部門根據(jù)歸檔要求，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時(shí)打上相應(yīng)的標(biāo)記；把經(jīng)辦過(guò)程中的情況隨時(shí)記錄在相應(yīng)的文件中；辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行分類組盤。
3、歸檔的電子文件要編制簡(jiǎn)要檢索工具，以便于查找。
4、電子文件歸檔做到外觀完好、整潔無(wú)損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致，確保上機(jī)測(cè)試無(wú)病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。
5、電子檔案，每?jī)赡暌獧C(jī)讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救。
6、隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對(duì)庫(kù)存電子檔案進(jìn)行同步更新復(fù)制、復(fù)制或補(bǔ)救新版本，舊版或有問(wèn)題的載體仍需保存一年。
7、保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備、溫度控制在14℃-16℃。
四、電子文件的提供和利用
1、封存的電子檔案外借時(shí)，要使用復(fù)制體，聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。
2、銷毀電子檔案，需經(jīng)本單位主管、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方能銷毀。