1、目的與適用范圍
本制度規(guī)定了文書檔案的歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的管理原則們及其管理方法,
本制度適用于公司文書檔案的管理。
2、工作內容
2.1文書檔案的歸檔
2.l.l各部門承辦完畢需要歸檔的文件材料,由辦公室分類保管,第二年年初立卷移交歸案。
2.1.2各部門兼職檔案員都必須嚴格執(zhí)行歸檔制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作調動不得私自帶文件到其它單位。
2.1.3凡需歸檔的文件材料必須做到字跡工整,嚴禁用圓珠筆、鉛筆、純藍和紅墨水書寫。
2.1.4移交歸檔的案卷應編寫部己,由交接雙方在移交目錄上簽字。
2.1.5歸檔的案卷必須符合下列要求:
2.1.5.1案卷必須用統(tǒng)一的卷皮裝訂。
2.1.5.2標題要文字概括、簡潔、準確,而且標題不宜過長,一般不超過50個字,統(tǒng)一用黑筆寫案卷。
2.1.5.3根據(jù)保管期表規(guī)定,注明該卷的保管期限。
2.1.5.4卷內文件要逐張編號,填寫好卷內目錄和備考表。
2.2文書檔案的整理和保管
2.2.1本單位全部檔案統(tǒng)一用一種分類文法,系統(tǒng)地加以分類整理、編號、立卷、登記入庫保管,
2.2.2要做到檔案卷冊存放條理、整齊,便于查找和檢索。
2.2.3檔案要編號、分保管期限保存,并制訂案卷目錄。
2.2.4為確保檔案的安全,其檔案庫房和存儲設備必須防火、防盜、防塵、防潮、防光、防鼠、防蟲的七防要求。
2.2.5檔案保管要按照永久、長期、短期分類保管,重要檔案要加鎖妥善保管。
2.2.6檔案管理人員對庫房存檔要進行定期檢查清點,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施研究解決。
2.3文書檔案的簽定和銷毀
2.3.1企業(yè)組織鑒定小組,負責對檔案材料的鑒定工作。
2.3.2檔案材料鑒定工作的原則和方法,應對照上級和本單位的保管期限進行審查,根據(jù)案卷對本單位現(xiàn)實工作和長遠工作的參考價值,確定保管期限。
2.3.3對確實推動保管價值的檔案,列出銷毀清單,經有關領導審核。
2.3.4銷毀時必須多人以上監(jiān)銷。銷毀人和監(jiān)銷人均應在銷毀單上簽字,銷毀清單和有關領導的簽署材料永久保存。
2.4文書檔案的統(tǒng)計利用
2.4.1檔案室要定期或不定期編制有關統(tǒng)計表、主要內容、時間、案卷段、鑒定、銷毀、借閱、復制等。
2.4.2檔案人員要根據(jù)工作需要,編制各種檢索工具,如案卷目錄、索引等。
2.4.3文書檔案和借閱必須履行借閱手續(xù),借閱人對借閱的檔案注意愛護、保密,嚴禁私自涂改和銷毀。
2.4.4對帶有保密性重要檔案,要經廣級領導審批,方可借閱,且只能在檔案室借閱,不準持出,以防丟失,且不得擅自查閱與自己無關的部分。